准备——深思熟虑
准备工作可以采用多种形式。具体讲，一般需要对以下几方面有明确的认识：
1．  作者的角色
一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。
2．  读者的角色
读者信息包括：
-身份（决定语气）
-专业水平（决定用词）
-人数
-主次
3．  预期的目的
效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题；文字应简洁明了。
起稿——条理分明
在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：
1．  确定篇幅
一般分为开头、主体、结尾三部分。
读者视角：迅速捕捉头尾信息。
2．  组织布局
商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。
由近至远，由浅至深，由轻至重。
3．  区分类别
在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。
ⅰ 记叙与非记叙
ⅱ 互动性与单向性
ⅲ 抽象信息与具体信息
ⅳ 客观描述与主观判断
定稿——精雕细琢
定稿的标准尺度：
布局合理，层次分明
信息合理，内容完整
语气恰当，适合读者
语句连贯，一气呵成
句型丰富，短句为主
措辞到位，表达准确
商务写作的基本要求：

在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确（Correctness）、清楚（Clarity）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、完整（Completeness）、和礼貌（Courtesy），也叫做商务写作的6C原则。

第一条原则：准确(correctness)
从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义：
阅读人能理解、接受的英语水平
使用精确措词，传达准确信息
正确地使用语法和标点符号
拼写正确

(1)恰当的语言风格
我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言；而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。请比较下面两组例词：
Formal
Informal
approximately
inquire
ascertain
obtain
assist
participate
construct
purchase
contribute
sufficient
difficult
utilize
About
Ask
find out
receive
help
share
build
buy
give
enough
hard
use

(2)准确的措词和信息
商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。
(3)正确的语法和标点符号
常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。
常见的语法错误一般出现在以下几个方面：
①主谓之间的一致关系
②代词与先行词之间的一致关系
③悬垂句
④修饰语与被修饰语之间的一致关系
⑤状语的位置
(4)正确的拼写

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