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IT英语:使用电子邮件的十大误区

作者:stephen    文章来源:iciba英语网    点击数:    更新时间:2010-3-4 【我来说两句

Top 10 Mistakes Managers Make Each Day With Email
使用电子邮件的十大误区

Many of us think we use email well. We don't. Too many of us rush, causing confusion and requiring more time to clarify misunderstandings later. We miss chances to build relationships, motivate others, close deals and convey important information.
很多人觉得自己用电子邮件用得不错,其实不然。太多的人匆匆写就,其内容让收件方存有疑问,于是还要花更多的时间来答疑解惑,反而浪费了建立关系、相互鼓励、敲定交易,以及传达重要讯息的机会。
 
Avoid the following 10 mistakes.
因此,我们应避免电子邮件使用过程中的十大误区。


1. Using vague subject lines. 'Meeting,' 'Update,' or 'Question' provide no value as subject lines. Maximize the subject line's message. PDA users will get the message quickly; everyone will appreciate the clear summary. You can communicate plenty in a five to 10 word subject line: 'Your Action Items and Minutes from Last Week's Meeting.'
误区一:使用含糊不清的主题。“开会”、“更新”或“问题”这种字眼不适合作为邮件主题,尽量让主题包含更多的信息。这样一来,使用个人掌上设备(PDA)收发邮件的人就能很快了解情况,每个人都喜欢清晰明了的总结式标题。五到十个字的主题就能沟通很多信息,如“上周会议纪要及行动计划”。


2. Burying the news. Convey the important points first: put dates, deadlines and deliverables in the first one to three lines of the message (if not also in the subject line). PDA limitations, time pressures, cultural distinctions and value judgments keep many readers from reading further.
误区二:不开门见山。首先就要把重要的信息说出来:把日期、最后期限和完成目标放在头三行之内(如果主题中没有说明的话)。由于PDA显示的局限性、时间压力、文化差异以及价值取向,很多收件人可能只看邮件的头几行内容。


3. Hiding behind the 'BCC' field. At best, the 'blind copy' field is sneaky and risky. At worst, it's deceitful or unethical. Plus, blind recipients sometimes hit 'reply all,' revealing the deception. Post the initial message and BCC no one. Then forward your sent message to others with a brief explanation.
误区三:使用“密件抄送”(BCC)选项。即使从好里说,密件抄送功能也显得有点偷偷摸摸,而且存在一定风险。从坏里说,密件抄送是一种欺骗和不道德的行为。而且,收件人有时会选择“全部回复”,这样就会发现存在密件抄送方。你应该先把邮件发给主收件人,不使用密件抄送功能,然后将已发邮件转发给其他方,并附上一个简要说明。

 

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